Кейс: Регистрация на выездное мероприятие с помощью Airtable

О проекте

Есть такие курсы медитации (opens in a new tab) Випассана. Эти курсы длятся обычно длятся десять дней. И проходят в арендованных детских лагерях. Участвует около 100 человек. Когда люди приезжают в лагерь, они проходят через процесс регистрации. Волонтеры-регистраторы просят показать паспорт, сверяются со списками онлайн-анкет и заселяют человека.

Данный кейс улучшает процесс регистрации в день заезда.

Проблема

До внедрения Airtable-решения, волонтеры регистрировали участников по бумажным спискам, распечатанным из онлайн-системы регистрации. Такой подход имел такие проблемы:

• Находить человека по бумажным спискам довольно долго. Для курса на 100 человек бумажные списки из нескольких листов. Это приводило к очередям.
• Неполная информация. Неопытный волонтер мог забыть спросить человека специфичные для данного места проведения. На некоторых курсов важно отмечать гражданство или госномер автомобиля. Во время пандемии важно было мерять темпетратуру.
• Дублирование усилий по внесению информации.

Решение

Я сделал базу данных Airtable с двумя таблицами и интерфейсом.

Таблицы

• Таблица Анкеты. Наполняется через импорт CSV-файла, сгенерированном в системе онлайн-регистрации.
• Таблица Проживание. Для каждого лагеря она своя. Каждая запись это место проживания. При заселении человека сюда добавяляется связь из таблицы Анкеты.

Интерфейсы

Мужчины и женищины регистриуются отдельно. Мужской и женский регистратов работают какжый со своим списком участников в интерфейсах День 0 / Мужчины и День 0 / Женщины.

Регистратор наглядно видит поля, которые должен заполнить.

Результаты

• При использовании Airtable-решения процесс регистрации проходите быстрее примерно на 30%.
• Волонтер совершает меньше ошибок за счет наглядного списка полей, которые заполняются для каждого участника.
• Благодаря наглядности в таблице заселения можно быстро найти ошибку "двойного" заселения.
• Быстрая подготовка отчетов. Поскольку все данные об участниках вносятся уже на этапе регистрации, то подготова отчета рассадки в зале (opens in a new tab) занимает несколько минут (раньше требовалось несколько часов на внесение всей информации).

Свяжитесь со мной

Буду рад обсудить ваш проект на Airtable. Свяжитесь со мной по почте preshetin@gmail.com